Dat ERP-software voor bedrijven een oplossing is om bedrijfsprocessen kan optimaliseren is bekend, maar dat de juridische dienstverlening hier ook van kan profiteren komt niet vaak bij mensen op. Dat neemt niet weg dat het zeker belangrijk en nuttig kan zijn voor de juridische sector. Wij lichten graag verder toe wat ERP voor de juridische dienstverlening kan betekenen. Het is echter eerste belangrijk om kort uit te leggen wat de betekenis van ERP is. Daarna gaan wij verder in op de voordelen. Wat is ERP?Het managen van een bedrijf is niet eenvoudig. Een grote organisatie bestaat bijvoorbeeld uit meerdere afdelingen zoals, inkoop, verkoop, magazijnbeheer, HR en de financiële afdeling. Een goede samenwerking tussen deze afdelingen is van groot belang. Als er iets ingekocht moet worden, dan moeten de afdelingen inkoop en financiënen samenwerken. De afdeling inkoop moet een aanvraag doen via e-mail aan de financiële afdeling. Dit systeem gaat niet altijd goed, mailtjes kunnen niet worden gelezen, berichten komen in spamboxen en zo zijn er meer voorbeelden te noemen wat er fout kan gaan. Daarom is het belangrijk om alle bedrijfsprocessen te optimaliseren en te automatiseren. ERP-software komt hier om de hoek. ERP-software is een tool dat alle bedrijfsprocessen digitaal in kaart brengt, optimaliseert en automatiseert. Een inkoopaanvraag kan zo in het systeem worden gezet en de financiële afdeling krijgt daarna automatisch een meldig en kan het zo goedkeuren zonder te veel werk. Dit maakt het proces minder foutgevoelig en het bespaart tijd en moeite. En zo zijn er nog veel meer voordelen, zoals betere financiële mogelijkheden. Denk bijvoorbeeld aan urenregistratie. Een van de voordelen van ERP is dat het modulair kan worden ingezet, wat betekent dat er meer systemen aan gekoppeld kunnen worden. Dit lichten we nader toe, verder in dit artikel. Meerder modulesOnder een ERP-systeem kunnen meerdere modules hangen. Denk aan CRM, WMS, DMS, maar ook HRM. Niet alle modules zijn even geschikt voor de juridische dienstverlening, daarom lichten wij er een uit die het meest relevant is. Dat is CRM, customer relationship management. Ook zullen wij het kort over DMS hebben. De betekenis van CRMKlantrelatiebeheer wordt bedoeld met met CRM. De afkorting CRM staat voor ‘Customer Relationship Management’. Het verwijst naar de centrale oriëntatie van een organisatie op de eigen klanten maar ook potentiële leads. Het gaat ook gepaard met het systematisch inrichten van alle klantrelatieprocessen. Mede dankzij de wereldwijde digitale transformatie is dit mogelijk met behulp van CRM-software. Het stelt bedrijven in staat om alle klantrelatieprocessen digitaal in kaart te brengen. Deze processen kunnen vervolgens verder worden geoptimaliseerd aan de softwarekant. Tegelijkertijd dient het CRM-systeem als een centrale digitale database voor alle klantinformatie. Bij elk extra klantcontact wordt de contactgeschiedenis in veel moderne CRM-systemen wordt het automatisch bijgewerkt. Zo hebben bedrijven altijd een overzicht van alle klantgegevens en zijn ze op elk moment up-to-date. De juiste software voor de juridische dienstverleningHieronder willen we kijken naar software voor de juridische dienstverlening en laten zien welke eigenschappen het eventueel kan hebben. Dit is alleen een overzicht, zodat er geen aanspraak wordt gemaakt op volledigheid. Elk kantoor voor juristen en advocaten heeft ook zijn eigen individuele vereisten en wensen, waarmee rekening moet worden gehouden bij het zoeken naar een geschikt CRM-systeem. KlantenbeheerCliëntbeheer is een van de centrale functies van CRM-software voor advocaten en juristen. Het fungeert als een digitaal klantendossier en stelt advocatenkantoren in staat om alle informatie over een cliënt op te slaan in een centraal, digitaal dossier. Hierdoor kunnen de gegevens op elk moment worden bekeken. Een DMS-interfaceDaarnaast kan via een interface naar een document management systeem (DMS) alle documenten ook direct in het bestand worden weergegeven. Dit houdt in dat alle belangrijke documenten zoals contracten en facturen altijd binnen handbereik zijn. Een ERP-systeemEen ERP-systeem wat veelzijdig is als het komt tot functionaliteiten is Microsoft Dynamics NAV. Denk bijvoorbeeld aan een MES-systeem, klanchtenmodule, boekhouding en nog meer. Het is een nieuwe ERP-oplossing van Microsoft die gericht is op kleinere bedrijven. Het staat daarnaast ook toe om volledig in de cloud te werken. Het systeem staat bekend als betrouwbaar en gebruiksvriendelijk. |
